En la actualidad, las OTAs (Online Travel Agencies) como Booking, Expedia o Agoda son el canal principal de venta para una gran parte de los hoteles, representando un porcentaje significativo de sus reservas totales. Este cambio hacia la distribución online ha llevado a los hoteles a depender más que nunca de sistemas tecnológicos avanzados para gestionar precios, disponibilidad y reservas en tiempo real, en los ultimos años.
En este artículo, exploraremos cómo la integración entre PMS y Channel Manager es clave para garantizar la sincronización con las OTAs, analizaremos las diferencias entre PMS on-premise y en la nube y como la conectividad es fundamental en este binomio.
OTAs: La revolución de la distribución hotelera
Existen una gran cantidad de OTAs a nivel global, cada una dirigida a mercados y audiencias específicas. La capacidad de un hotel para distribuir su inventario en múltiples plataformas de manera efectiva puede marcar la diferencia entre una alta ocupación o tener habitaciones vacías.
Sin embargo, gestionar manualmente la disponibilidad y los precios en varias OTAs es una tarea que consume una importante cantidad de tiempo además de ser propensa a errores. Aquí es donde los channel managers o gestores de canales juegan un papel fundamental:
- Centralizan la gestión de precios y disponibilidad.
- Actualizan la información en tiempo real en todas las plataformas conectadas.
- Evitan el overbooking y maximizan la ocupación.
El impacto de la desincronización entre PMS y channel manager
El PMS (Property Management System) o Sistema de Gestión de la Propiedad es el corazón operativo del hotel. Nos ofrece la foto de la operativa de un hotel en cada momento. Cuando este sistema no está correctamente sincronizado con el channel manager, pueden surgir graves problemas operativos, como:
- Errores en la disponibilidad:
Si el channel manager no recibe la información actualizada del PMS, puede mostrar habitaciones disponibles que ya están reservadas, lo que genera overbooking o no a la inversa, no ofrecer todas las habitaciones disponibles, no poniendolas a la venta y dejando habitaciones sin ocupar. Lo primero afecta la experiencia del cliente y lo segundo a la rentabilidad por habitación disponible (RevPAR). - Desajustes en los precios:
La falta de sincronización puede llevar a inconsistencias en los precios mostrados en las OTAs, afectando la competitividad del hotel y su reputación. - Impacto en la operativa diaria:
El personal de recepción se enfrenta a más trabajo manual, como llamadas para resolver reservas duplicadas o ajustar inventarios, reduciendo la eficiencia y aumentando el riesgo de errores.
PMS on-premise vs. cloud: Ventajas, inconvenientes y conectividad
Ambas soluciones tienen sus ventajas e inconvenientes, y la elección depende de las necesidades específicas de cada hotel.
| PMS On-Premise (Local) | PMS en la Nube (Cloud) | |
|---|---|---|
| Ventajas | No depende directamente de la conexión a internet para su funcionamiento local. | Acceso remoto desde cualquier lugar, ideal para gestionar múltiples propiedades. |
| Mayor control sobre los datos, que permanecen en los servidores del hotel. | Actualizaciones automáticas sin intervención del usuario. | |
| Menores costos iniciales al no requerir infraestructura propia. | ||
| Desventajas | Si se pierde la conectividad, se interrumpe la comunicación con el channel manager y OTAs. | Depende completamente de una conexión a internet estable para todas las operaciones. |
| Mayor costo inicial por la infraestructura y el mantenimiento. | Posibles preocupaciones sobre la seguridad y privacidad de los datos en la nube. |
Ambas soluciones requieren una conectividad de respaldo para garantizar la continuidad operativa. Sin conexión, un PMS cloud deja de ser accesible, mientras que un PMS on-premise pierde la sincronización con OTAs y channel managers, afectando las reservas en tiempo real.
La importancia de la conectividad de respaldo
La conectividad es el eje central de la gestión hotelera moderna. Un corte en la conexión puede tener consecuencias graves, independientemente de si se utiliza un PMS local o en la nube:
- En PMS cloud:
- Sin conexión, el hotel no puede acceder al sistema, lo que afecta desde el check-in, check-out hasta la gestión de reservas.
- En PMS on-premise:
- Aunque el sistema local sigue operativo, la falta de conexión impide la sincronización con el channel manager, lo que afecta la disponibilidad y los precios en las OTAs.
La solución pasa por implementar líneas de internet secundarias de respaldo (fibra o 4G/5G) y herramientas que supervisen la conectividad, alertando ante posibles interrupciones. Esto asegura que, independientemente de las circunstancias, el hotel pueda seguir funcionando sin interrupciones.
Tecnología para maximizar la ocupación y la eficiencia
En un entorno tan competitivo como el hotelero, la integración efectiva entre el PMS, el channel manager y las OTAs es fundamental para garantizar una operativa eficiente y maximizar la ocupación.
Ya sea trabajando con un PMS local o en la nube, garantizar una conectividad constante y de calidad es clave para evitar pérdidas y optimizar la experiencia tanto para los huéspedes como para el personal del hotel.
En sysCelta contamos con la experiencia en el sector hotelero y ayudamos a los hoteles a diseñar infraestructuras tecnológicas resilientes garantizando la continuidad operativa y la sincronización en tiempo real con todos los sistemas necesarios.
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