Cuando compartes una foto, envías un documento o gestionas tus correos electrónicos, hay información adicional viajando con esos archivos, muchas veces sin que te des cuenta. Esa información adicional son los metadatos: pequeños fragmentos de datos que describen, estructuran o contextualizan los datos principales.
Aunque son información muy útiles, también pueden ser un riesgo significativo si no los gestionamos adecuadamente. En este artículo exploraremos qué son los metadatos, cómo pueden comprometer nuestra privacidad y qué medidas podemos tomar para gestionarlos con seguridad.
¿Qué son los metadatos y dónde los encontramos?
Los metadatos son, en esencia, «datos sobre los datos». Ofrecen información contextual sobre un archivo o comunicación. Aunque no suelen ser visibles de inmediato, están profundamente integrados en el ecosistema digital y facilitan a las aplicaciones que los usan categorizar los archivos que los contienen.
Ejemplos comunes de metadatos son:
- Fotografías: Que incluyen la fecha y hora en que se tomó la imagen, coordenadas GPS, modelo de la cámara y configuraciones como el tiempo de exposición o la focal de la lente.
- Documentos (PDF, Word, Excel): Contienen el nombre del autor, la fecha de creación, revisiones previas e incluso comentarios ocultos, no visibles en el documento final.
- Correos electrónicos: Registros de la IP del remitente, la hora de envío, el servidor usado y otros detalles técnicos sobre los clientes de correo.
- Vídeos: Información sobre la resolución, codec utilizado, fecha de creación y dispositivos de grabación, similar a la información contenida en las fotografías.
Son utilizados para la organización, búsqueda y análisis de datos, pero también pueden ser problemáticos cuando se comparten sin revisión.
Usos beneficiosos de los metadatos
Hoy vamos a empezar por las bondades. Los metadatos hacen nuestra vida digital más eficiente. Algunos ejemplos de sus usos incluyen:
- Organización y búsqueda: Ayudan a categorizar y localizar archivos rápidamente, como encontrar fotos por fecha o lugar.
- Optimización del trabajo colaborativo: Permiten rastrear quién creó, editó o revisó un documento, algo esencial en entornos corporativos.
- Automatización: Los sistemas pueden usar metadatos para procesar grandes volúmenes de datos, como etiquetar imágenes automáticamente en la nube.
- Análisis y estadísticas: Los metadatos permiten evaluar cómo y cuándo se usan los datos, lo que puede mejorar la toma de decisiones en empresas.
El lado oscuro de los metadatos: Riesgos y casos reales
Aunque útiles, los metadatos pueden ser una fuente de vulnerabilidad si no se gestionan correctamente. Estos son algunos riesgos importantes:
Privacidad expuesta:
- Fotografías: Una imagen tomada con la geolocalización activada puede revelar tu ubicación exacta. Por ejemplo, al subir una foto de tus vacaciones a redes sociales, podrías estar compartiendo tu localización actual con desconocidos. Aunque la gran mayoría de plataformas se toman este asunto con mucha seriedad y suelen eliminar los metadatos, si las compartes en tu página web o como archivo adjunto en un correo, estarás enviado estos metadatos.
- Documentos: Un informe enviado a un cliente podría contener comentarios ocultos o información sensible en sus metadatos. Hay casos en los que se puede extraer el nombre del equipo desde el que se editó el documento, el nombre original del archivo, quien creó el archivo o incluso nombres de impresoras. Especialmente relevante en entornos corporativos donde se puede obtener nombres de usuarios válidos, que podrían ser utilizados en ataques de fuerza bruta.
Ciberataques facilitados:
Los ciberdelincuentes pueden usar los metadatos para obtener información sobre una organización, como qué programas se utilizan en la compañía o quién colabora en los diferentes proyectos. Esta información se puede utilizar para planificar ataques dirigidos.
Un ejemplo sonado en 2017 en el que un informe PDF publicado por una agencia gubernamental incluía en sus metadatos el nombre del analista que lo redactó. Esto comprometió su identidad y generó problemas de seguridad para la organización.
También hay varios casos en los que se han podido articular demandas por espionaje industrial. En estos casos los metadatos se utilizaron para demostrar la procedencia de los documentos filtrados.
Cómo gestionar los metadatos de forma segura
Proteger nuestros datos implica prestar atención a los metadatos y cómo se manejan. Antes de enviar fotos, documentos o vídeos, verifica qué metadatos contienen. Este paso puede prevenir la exposición de información innecesaria.
Dependiendo de nuestro sistema operativo, podemos eliminar gran parte de los metadatos:
- En Windows: Haz clic derecho en un archivo, selecciona «Propiedades» > «Detalles» > «Eliminar propiedades».
- En macOS: Haz clic derecho en el archivo, selecciona «Obtener información» y elimina los metadatos no deseados.
- Herramientas especializadas: El uso de herramientas especializadas como ExifTool para las imágenes puede ser un proceso algo más complejo, pero sin duda mucho más eficiente. Si necesitas procesar muchos documentos o quieres automatizar este proceso contactanos, estaremos encantados de ayudarte.
Desactiva la geolocalización en la cámara de tu móvil. Si no necesitas registrar la ubicación en tus fotos este es el método más efectivo. Los datos que no se registran no necesitan ser eliminados. Esto no implica que la herramienta no almacene otro tipo de metadatos, pero dificulta la obtención de nuestra localización
Por ultimo si hablamos de un entorno profesional, establecer protocolos claros para gestionar metadatos es crucial:
- Capacita a los empleados sobre su impacto en la privacidad y seguridad.
- Usa herramientas automatizadas para limpiar metadatos antes de compartir archivos externos.
- Realiza auditorías periódicas en busca de metadatos en ficheros compartidos y a los procedimientos.
La importancia de la gestión de metadatos
La gestión adecuada de los metadatos no solo protege nuestra privacidad, sino que también fortalece la seguridad digital de nuestras organizaciones. En sysCelta, ayudamos a empresas a implementar prácticas y herramientas que garantizan un manejo seguro de la información, incluyendo la gestión de metadatos.
Recuerda: La seguridad digital no está solo en los grandes sistemas, sino también en los pequeños detalles que compartimos. Los metadatos son una parte esencial de esos detalles.
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